Cadre d’emplois des Adjoints Administratifs (catégorie C) et Grade de Rédacteur (catégorie B)

Poste à temps complet

L’agent fera partie de l’entité « Population» comprenant 9 personnes. En tant qu’officier d’état-civil, il est placé sous l’autorité hiérarchique du maire, mais reçoit des instructions du procureur de la république. Le poste ne contient pas de fonction d’encadrement ni d’organisation du travail d’une équipe.

 

Missions du poste :

  • Assurer l’accueil et renseignement du public (au guichet et par téléphone) dans leurs démarches administratives.
  • Instruire et constituer les actes d’état civil (naissance, mariage, pacs, adoption, décès, etc…) ; délivrer les livrets de famille et duplicata.
  • Apposer les mentions sur les actes d’état-civil
  • Assurer la tenue administrative des registres d’état-civil et du cimetière
  • Délivrer des titres électroniques sécurisés (Passeports et Cartes Nationales d’Identité).
  • Délivrer les extraits d’actes aux notaires et/ou aux particuliers

 

Etat-Civil :

  • Accueil et renseignement du public pour toutes questions relatives à l’état civil, à la réglementation, aux élections et au funéraire
  • Dresser et délivrer des actes de l’état civil et traiter les demandes reçues par courrier, fax, Internet ou COMEDEC (COMmunication Electronique des Données de l’Etat-Civil)
  • Enregistrer les déclarations de naissances, décès, reconnaissances, rectifications administratives et établissement des actes correspondants
  • Apposer les mentions sur les actes d’état-civil
  • Assurer la tenue des registres d’état civil électronique et papier
  • Assurer la gestion et le suivi des dossiers de mariages, PACS, baptême civil, changement de prénom ou de noms, et assister le maire et les maires adjoints lors des cérémonies correspondantes.
  • Assurer le traitement des demandes, la transmission et la remise des passeports biométriques et cartes nationales d’identité.
  • Rédaction de courriers.

 

Elections :

  • Instruction des demandes d’inscriptions sur les listes électorales
  • Tenue du répertoire électoral unique (gestion des changements de bureaux, radiations, inscriptions, transmission à l’INSEE)

 

Funéraire :

  • Gestion administrative du cimetière (tenue du registre du cimetière, inhumation, délivrance des autorisations de transports de corps et de fermeture des cercueils, gestion des concessions…)
  • Délivrance et contrôle des titres de concessions
  • Délivrance et contrôle des autorisations de circulation dans le cimetière.
  • Garant de la bonne application du règlement du cimetière
  • Gestion de la régie du cimetière (suppléante)

 

Réglementation :

  • Gestion des demandes de recensement pour la Journée Défense Citoyen
  • Gestion des demandes de débits de boissons (temporaires et permanentes) et d’autorisation de fermetures tardives
  • Gestion des licences débits de boissons (Licence III et IV, vente à emporter, licences restaurants,..°)
  • Gestion des demandes de liquidation et vente au déballage, loteries…
  • Gestion des demandes d’attestations d’accueil (pour les ressortissants étrangers)
  • Légalisation de signatures

 

Activités complémentaires et/ou de spécialisation :

  • Appui du responsable dans la mise en œuvre des projets de modernisation de la direction (développement de la e-administration, démarche qualité et guide des procédures, optimisation de l’organisation, etc..)
  • Référente Fraude Documentaire pour le service
  • Toutes autres missions nécessitées par les besoins du service.

 

Elections :

  • Participation à l’organisation administrative et logistique des élections

 

Autonomie et responsabilités :

  • Délégation de signature de l’élu pour les actes d’état-civil et les formalités administratives
  • Garant de la confidentialité et de l’authenticité des actes (lutte contre la fraude documentaire)
  • Garant du respect des conditions imposées par la CNIL (Commission nationale informatique et libertés) en matière de protection des données personnelles.
  • Garant du respect des délais légaux des différentes procédures.
  • Le degré d’autonomie accordé au poste est élevé ;
  • Le niveau de responsabilité du poste est modéré
  • La complexité technique du poste est du niveau : Conseil/Interprétation
  • Le poste ne nécessite pas délégation de pouvoir.
  • Le poste ne nécessite pas la maitrise des techniques de gestion de projets et d’animations de réunions.
  • Le poste n’est pas concerné par la fonction de conseils aux élus

 

Conditions d’exercice :

  • Travail en alternance entre un guichet d’accueil du public et un bureau « back-office »
  • Horaires réguliers (38h/semaine avec ARTT) calés sur les horaires d’ouverture du public + permanences le samedi matin par roulement avec les autres agents (environ 1 samedi par mois) + présences le samedi après-midi par roulement lors de la célébration de mariage (essentiellement d’avril à octobre). Les heures supplémentaires font l’objet de récupération validées par le N+1
  • Présences occasionnelles le dimanche lors des scrutins d’élections
  • Travail sur support informatique (logiciels métier, outils bureautique)
  • Déplacements très occasionnels sur autorisation du procureur en cas de situations exceptionnelles (mariage in extremis)
  • Déplacements très occasionnels à l’extérieur pour des réunions avec les partenaires (autres mairies, Préfecture, Insee, etc…) ou en interne à la collectivité. Un véhicule de service est mis à disposition de l’agent pour effectuer ces déplacements occasionnels
  • Déplacements très occasionnels à l’extérieur pour des demandes de titres sécurisés avec le DR Mobile ou pour des légalisation de signatures auprès de personnes non mobiles.
  • Nécessite une grande disponibilité et un sens de l’écoute vis-à-vis du public avec risques de conflits ; devoir de confidentialité.
  • L’activité du poste n’est pas soumise aux contraintes météorologiques.
  • Une simple maitrise des connaissances du métier est nécessaire (pas nécessité d’une fonction d’expertise) mais une veille régulière des connaissances professionnelles est nécessaire pour ce poste.

 

Relations fonctionnelles :

  • en interne :
    • Travail en équipe avec les autres agents de la direction
    • Collaboration avec la police municipale, le service juridique, le CCAS et les élus
  • en externe
    • Contacts directs avec le public
    • Collaboration avec les services funéraires, la préfecture, le procureur de la république et le parquet civil
    • Relations avec le ministère de la justice, l’Insee, les maternités et EHPAD, les traducteurs assermentés.
    • Travail en réseau avec les officiers d’état-civil des autres mairies.

 

Gestion des risques :

  • Le niveau d’exposition du poste aux risques d’agression physique et/ou verbale est moyen.
  • Le poste n’est pas exposé aux risques sanitaires
  • Le poste n’est pas exposé à des risques de blessure corporelle lié à l’usage d’outils métiers

 

Exigences du poste :

  • Aptitude et compétences :
    • Connaissance de l’instruction générale relative à l'état civil du 11 mai 1999 (IGREC) et des procédures administratives de rédaction et délivrance des actes d'état civil, et plus généralement de la législation en matière d’état-civil.
    • Connaissances en matière d'affaires civiles et élections
    • Connaissances en législation funéraire
    • Maîtrise des outils bureautiques (agenda, messagerie, traitement de texte) et des logiciels métiers (Siècle, Odyssée, E-Sirius, etc…)
    • Diplôme minimum attendu sur le poste : Niveau IV (Bac ou équivalent)
  • Qualités requises :
    • Sens du service public
    • Qualités relationnelles, d’écoute et d’empathie
    • Qualités rédactionnelles et bonne orthographe
    • Rigueur et sens de l’organisation
    • Discrétion et réserve professionnelle
    • Polyvalence et adaptabilité

 

Contraintes de services :

  • Le poste ne comporte pas d’obligation d’assister aux instances en dehors des heures habituelles de travail
  • L’agent sur le poste est suppléante sur la régie du cimetière.
  • L’agent en poste ne fait pas partie des relais identifiés dans la collectivité comme acteur de la prévention

 

 

Adresser une lettre de candidature manuscrite et un curriculum vitae pour le

Lundi 21 juin 2021 dernier délai à :

Madame le Maire - Direction des Ressources Humaines – Pôle Ressources

 Place Général de Gaulle  -  BP 330 -  50010 SAINT-LO CEDEX